中小企業管理現場
跟一群頭家聊天，其中一個抱怨： 「員工一直請假，我都快忙死了。」 我問他：「那你有沒有想過，員工不請假的時候，你在擔心什麼？」 他愣了一下。 很多老闆看到請假，第一個反應是麻煩。 人少，分工又重疊，一個人請假，其他人就要補。會敏感，也可以理解。 但請假不是問題，是訊號。 員工會請假，通常代表幾件事。 狀況不好，他選擇不硬撐。 他覺得照規定申請是安全的，不會被刁難。 他會提前講、安排交接，不是直接消失。 反而是員工從來不請假的公司，我會多看一眼。 有些人是真的狀態好。更常見的是兩種：不敢請，或是已經不在乎了。 不敢請的，表面很穩定，心裡可能早就在找退路。不在乎的，來上班只是履行義務。 這兩種，比請假更需要擔心。 那老闆為什麼會忙死？ 多半是公司太依賴特定的人。一個人不在，整條線就卡住，最後常常是老闆自己下去補位。 要解的不是請假，是備援。 誰負責什麼、流程有沒有寫下來、
AI導入現場觀察
很多人現在用 AI 寫程式，叫 Vibe Coding。一句話講需求，程式就跑出來了。 另一邊，資安專家一直在提醒，AI 寫的程式到底安不安全？ 上週 PHP 出了一個大漏洞。 PHP 是很多網站背後的程式語言，大約七成的網站都在用。這次的漏洞在 PHP 裡藏了很多年，攻擊者不用登入，就有機會直接控制伺服器。 最後抓到它的，是 AI。 這個很有趣哈。 用 AI 寫程式，用 AI 找漏洞，再用 AI 補漏洞，不就是負負得正嗎？ 我想了一下，好像不太對。 負負得正是兩個錯互相抵銷。可是寫的、找的、補的都是 AI，比較像自己出考題，自己改考卷。 而且想攻擊網站的人，手上也是同一套 AI。 兩邊一起變快，
AI導入現場觀察
很多公司開始用 AI，第一件事都是拿來整理會議記錄。 開完會丟給 AI，三分鐘就整理好，重點和待辦都列出來了。 我在一家店看過這樣的記錄。店長拿給我看，說開完會都交給 AI，省了很多時間。 我翻到待辦那一欄。誰負責？沒寫。什麼時候完成？沒寫。 所以我就問店長上次那幾件做到哪了，店長想了一下，說還在討論。 記錄整理得很好。問題出在會議本身，沒有做出決定。 會議上沒決定的事，AI 整理完還是沒決定。沒人負責的事，寫進記錄裡還是沒人負責。 因此，當組織有這樣的情況，可以先想一下：這件事沒用 AI 的時候，做得好嗎？ 本來就做得好，只是花時間，那交給 AI 很划算。 而本來就沒做好的，就算交給 AI 也不會變好。 開會也一樣。散會前留五分鐘，每個人講一句自己負責什麼、什麼時候做完，再讓 AI
中小企業管理現場
「上次不是說好了嗎？」 這句話我在老闆嘴裡聽過太多次。 兩週前開了一個會，大家都覺得有共識了。然後什麼都沒動。 兩週後，同樣的問題又出現在會議桌上。 問題不是開會沒用 會議本身沒有問題。 問題是：我們在會議裡「討論」了很多，但沒有「決定」什麼。 這兩件事看起來很像，但結果完全不同。 討論是交換想法。決定是指定一個人，給一個時間，讓一件事發生。 如果會議結束的時候，沒有人說「這件事 XX 來負責，下週四之前完成」，那會議就只是一場有共識的聊天。 三個讓會議產生結果的習慣 第一，區分「討論事項」和「決議事項」。 開會之前，先想好哪些議題是要討論的，哪些是要做決定的。不要把所有事情都放在一起談，最後全部都是模糊的共識。 第二，每個決定，一個負責人，一個日期。 「大家一起負責」等於沒有人負責。每一個決定，都要有一個具體的人名和一個具體的完成時間。這不是施壓，是給這件事一個可以追蹤的形狀。
AI導入現場觀察
上週上課，有個學員說想讓自己的店用 AI。 他說：「我不太會用，想說問問看。」 我問他：「後來怎麼了？」 「我問女兒。結果她說，她早就在用了。」 全班都笑了。但我覺得這件事不只是好笑而已。 老闆在開會，員工已經在用了 這個場景在中小企業裡比你想像的更常見。 老闆在思考「AI 導入策略」，在研究要買什麼系統、要找什麼顧問、要排什麼預算。員工那邊，早就有人用 ChatGPT 在寫文案、整理資料、回客戶訊息了。 兩邊都不知道對方在做什麼。 不是刻意隱瞞。是因為沒有人問，也沒有人說。 員工不說，是因為怕被覺得偷懶、怕用錯被罵、怕麻煩。老闆不知道，是因為以為這是自己要去學的東西，沒想到答案已經在公司裡面了。 為什麼中小企業導入 AI 特別難開口？ 大企業導入新工具，有 IT 部門、有專案小組、有預算流程。中小企業沒有這些，所以很多事情就卡在「
流程優於工具
市面上的軟體越來越好，現在還都內建 AI。 但有一個假設，我發現很多企業主都有，而且常常是錯的： 「換了好軟體，工作就會更有效率。」 換軟體不等於改善流程 我認識一個團隊，三年內換了三套專案管理工具。 從 Excel 換到 Trello，從 Trello 換到 Notion，從 Notion 換到 Asana。 工作方式完全沒有改變。 截止日一樣常常趕不上。交接還是靠嘴巴說。不知道誰負責什麼。 問題不是在軟體，而是流程從來沒有被整理過。 流程問題，軟體解決不了 每個人對「完成」的定義不一樣。 對「交接」的方式不一樣。對「誰負責這一段」的認知不一樣。 這些是認知對齊的問題，不是工具功能的問題。 換軟體解決不了這些問題。要去整理流程，然後讓大家對齊，才可以解決。 導入 AI 也一樣。流程沒整理，
AI工具應用
上週去拜訪一個老客戶 他跟我說最近有在用 ChatGPT，但用起來「感覺沒什麼用」。 我問他都怎麼用。 他說：「就叫它寫信、整理會議記錄，有時候問它問題。」 我聽完，問他一句：「那你是把它當秘書在用？」 他愣了一下，說：「對欸，有什麼問題嗎？」 秘書做的是執行，不是思考 把 AI 當秘書，不是用錯，是用淺了。 現在的 AI 秘書很能幹。讀信、排行程、整理會議記錄，很多都能自己來。 但秘書再能幹，做的還是你已經決定好的事。 AI 最有價值的部分，不在執行，在你做決定之前的那一段。 它可以幫你分析一個你沒把握的決策、問你沒問過自己的問題、給你三個你沒想到的方向。 但前提是，你要把它帶進你的問題裡。 問法不同，得到的東西完全不一樣 我舉一個實際的例子。 同樣是想跟老客戶提漲價，有兩種問法： 第一種：「幫我寫一封跟客戶說要漲價的信。」 第二種：
中小企業管理現場
上個月去一家在地餐廳，坐下來聊沒多久，老闆就說了一句話： 「幸好我都在，不然不知道會怎樣。」 他說這句話的時候，是帶著一點驕傲的。覺得自己是這家店不可缺少的核心。 我當下沒有反駁他。但我在筆記本上寫了一行字： 「這家店最大的風險。」 知識只存在老闆腦袋裡，是一種系統性風險 很多小微企業運作的方式，其實高度依賴「老闆在場」這個前提。 哪個供應商這季有特殊折扣、某個熟客習慣被怎麼服務、出現退換貨要走哪個流程、週末下午要多備幾個人，這些知識，全部住在老闆腦袋裡，沒有寫下來，也沒有傳出去。 員工遇到狀況，第一個反應就是「去問老闆」。 老闆一天到晚在被問，覺得自己很忙、很重要。 但這個循環，其實是一個慢性病。 員工不是不想做好，是沒有辦法做好 我在輔導過程中，常看到老闆對員工有一種隱隱的不滿：怎麼這點事情也要問我？這麼簡單的判斷也不會做？ 但如果反過來問員工，他們的答案通常是：我怎麼知道老闆要的是什麼？上次我自己決定，被念了一頓。 這不是員工能力的問題，是判斷依據根本沒有被建立起來。 當公司沒有任何機制讓員工知道「對的做法長什麼樣」，他們能做的，就只有一直回頭問
中小企業管理現場
一個老闆打電話來說：「我們需要一個 CRM 系統。」 我問：「現在怎麼管客戶關係？」 「用 Line 和 Excel。」 「哪裡出問題了？」 沉默了一會兒。 「其實還好。只是感覺應該要有一個系統。」 這是「想要」，不是「需要」。 兩者的差別 「想要」通常來自外部比較。 看到同行在用什麼，看到媒體說什麼很重要，感覺自己落後了，所以想跟上。 「需要」來自真實的痛點。 這件事卡住了我的業務，讓我每個月損失時間或金錢，我需要一個解法。 兩者的出發點不同，結果也不同。 「想要」導入的工具，通常沒人用 不是工具不好，是沒有人有足夠的動力去學、去適應、去改變現有的工作習慣。 因為原來的方式其實沒有那麼痛。 導入一個「想要」的工具，花了錢，花了時間，問題還在，只是多了一個沒人用的系統。 怎麼分辨「想要」和「
AI工具應用
很多老闆問我，要不要自己做短影音。 答案不是要或不要。是先看三件事。 一、你有沒有東西可以拍 前陣子開一堂 AI 短影音的課，報名表收回來我看了一輪。二十二份報名裡面，有八家賣的是服務，沒有實體產品。 房仲、水電、保險、民宿、工廠加工。 所以我在課裡加了一頁，標題就叫「我沒有東西可以拍」。 有實體產品的人，東西擺好、光打對、拍下來，就是一支片。 賣服務的不是不能拍，是要先想清楚拍什麼。 水電師傅拍的是「你家這個狀況代表什麼」。房仲拍的是「這個社區的人都在問什麼」。 這一層先想過，工具才幫得上忙。 二、你有沒有時間先試錯幾次 第一支片的時間不是花在剪，是花在試。 字太多配音塞不下要重寫。音樂蓋住人聲要重調。畫面比例不對上下有黑邊。 每一個都要撞過一次才知道。 這些坑撞過一次就不會再撞，但第一次你躲不掉。 如果你接下來連一個完整的空檔都排不出來，那不是不做，是先不要現在做。 三、你有沒有題目撐得下去 這一題最少人問，
AI工具應用
很多人用 AI 做完影片，看一遍畫面就交出去了。 畫面是最容易檢查的。 真正會出錯的地方，不在畫面上。 我們自己跑的時候踩過兩個，兩個都不會跳出紅字告訴你。 一、腳本裡的那句話，是它自己補上去的 我們做過一支反詐騙宣導片。AI 寫的旁白稿裡有兩句話：二十四小時全年無休，還有免付費。 讀起來很順。很像宣導片會講的話。 我們去查了，兩句都沒有依據。 拿掉。 AI 寫東西的時候，會補上它覺得這裡應該要有的內容。 它不是在騙你，它是在填空。 填出來的東西聽起來越自然，你越容易放過去。 二、配音唸出來的，跟你寫的不一樣 同一支片，旁白裡有一支防詐專線號碼。 我們寫 165，配音唸出來是「一百六十五」。 聽起來像一個金額，不像一支電話。 改成「一六五」它才會一個字一個字唸。 這種錯不會出現在你的稿子上。你看稿子看一百次都看不到。 只有把聲音放出來聽，才聽得到。 交出去之前的兩個動作 把旁白稿裡的號碼跟數字，自己唸一次。
中小企業管理現場
前些天去拜訪一個朋友，是開工廠的。 他帶我繞了一圈，指著角落一批半成品說：「這個我叫阿明處理掉，結果放在那邊一個禮拜了。」 我問：「你怎麼跟他說的？」 他說：「就叫他去處理啊。」 「處理掉」是指令，不是答案 「處理」是什麼意思？是報廢？是重工？是移到別的區？是這週內？還是今天？ 老闆心裡有答案。但那個答案，從來沒說出口。 阿明也沒問。因為問了怕被說「這也要問？」 然後東西就放在那邊一個禮拜了。 這不是阿明的問題，也不是老闆的問題。是「處理掉」這三個字，承載不了那麼多意思。 為什麼中小企業特別容易發生這件事？ 我觀察過很多家中小企業，這個現象有幾個共同的結構性原因。 老闆從做中學，員工卻沒有。 很多老闆是從基層做起來的，對「處理掉」的意思再清楚不過。但那是十幾年經驗累積出來的判斷，新來的人沒有那個背景可以對齊。 小公司靠默契，不靠流程。 大公司有 SOP、有交辦單、有驗收標準，